Exploramos algunos aspectos que determinan el éxito o fracaso de nuestro evento
Organizar un evento exitoso requiere planificación, estrategia y una ejecución impecable. Sin embargo, incluso los organizadores más experimentados pueden cometer errores que afectan a la experiencia de los asistentes (y por consiguiente a la reputación de la empresa) y la rentabilidad del evento. Porque no nos engañemos: nadie quiere organizar un evento que implique una gran pérdida económica o que sea un fracaso. A continuación, te presentamos los fallos más habituales en la organización de eventos MICE y cómo evitarlos.
1. Falta de una planificación estratégica
Uno de los mayores errores es no definir con claridad los objetivos del evento. Sin una estrategia clara, es difícil atraer al público adecuado, generar engagement y medir el éxito.
✅ Solución: Resulta imprescindible establecer objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales), así como elaborar un cronograma detallado con tareas, responsables y plazos.
2. No conocer bien al público objetivo
Diseñar un evento sin considerar las necesidades e intereses del público puede provocar una baja asistencia y/o poca interacción. Aquello de querer ser un evento para “todo el mundo” no tiene ningún sentido
✅ Solución: Analiza a tu audiencia mediante encuestas previas, estudios de mercado y segmentación. Personalizar la experiencia todo lo posible y adaptar el contenido a sus expectativas es la clave.
3. Elección inadecuada del espacio y la logística
Aunque no lo parezca, es un aspecto que influye mucho en el éxito de un evento. Un venue (espacio) con problemas de accesibilidad, poca capacidad, falta de aparcamiento, excesivamente alejado o sin la infraestructura adecuada para el tipo de evento que estamos organizando puede arruinar la experiencia de los asistentes.
✅ Solución: Asegúrate de que el lugar elegido cuenta con buena conectividad, espacios adecuados para networking y tecnología avanzada para la retransmisión en vivo si se trata de un evento híbrido.
4. Falta de promoción y estrategia de marketing
Un evento sin promoción es un evento invisible. Recuerda: lo que no se comunica no existe. La baja asistencia suele ser consecuencia de una estrategia de comunicación deficiente, bien por falta de tiempo, elección de canales inadecuados o falta de presupuesto destinado a este fin.
✅ Solución: Diseña una campaña de marketing con antelación, utilizando redes sociales, email marketing y publicidad digital. Colabora con influencers y medios especializados para ampliar el alcance. Y no te olvides de que el presupuesto debe contemplar esta partida.
5. No anticipar imprevistos
Problemas técnicos, cancelaciones de última hora o fallos en la logística pueden impactar negativamente en la percepción del evento.
✅ Solución: Crea un plan de contingencia con soluciones para posibles imprevistos. Ten un equipo de soporte preparado y haz pruebas técnicas previas.
6. No medir resultados ni obtener feedback
Sin una evaluación postevento, es imposible saber qué aspectos funcionaron bien y cuáles deben mejorarse para futuras ediciones. Y no solo de forma aislada con el evento que hayamos organizado. Se aprende y se mejora con la experiencia.
✅ Solución: Realiza encuestas de satisfacción, mide el ROI del evento y analiza los datos de asistencia, interacción y participación.
Evitar estos errores tan comunes en la organización de eventos garantizará una experiencia fluida y satisfactoria para los asistentes, pero también para los patrocinadores y colaboradores que han confiado en nosotros.
En Muéstralo, somos expertos en la planificación y ejecución de eventos. Nos aseguramos de que cada detalle esté bajo control y que tu evento cumpla con los más altos estándares de calidad. Porque nuestra experiencia de más de 20 años nos avala. Si estás pesando en organizando un evento y quieres que todo salga a bien, contacta con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte.